در پاسخ به این سوالات باید بیان نمود که این گونه فایل ها که در هنگام استفاده از فایلی دیگر ساخته می شوند و اغلب نیز بصورت مخفی هستند، فایل های موقتی هستند که توسط خود برنامه ساخته می شوند که اهداف خاصی را دنبال می کنند و در آخر پس از بستن فایل اصلی،این فایل نیز بصورت خودکار از بین می رود.

 

فایل موقت فایلی است که بیشتر برای حفظ ایمنی فایل اصلی در حافظه موقت ساخته می شود تا به اطلاعات وارد شده در فایل آسیبی نرسد و از بین نروند.زمانی که فایل اصلی بسته می شود،فایل های موقت وابسته به فایل اصلی ،ابتدا بسته و سپس پاک می شوند.

 

حال ببینیم که فایل موقت در آفیس،دقیقا چه کارهایی را انجام می دهد.

 

فایل های موقت در آفیس به سرعت استفاده بهبود می بخشد.به عنوان مثال اگر در برنامه WORD در حال تایپ هستیم،فایل موقت از حافظه RAM شما بصورت بهینه برای سرعت بالا در درک حروف،چیدن آنها در کنار یکدیگر و .... کمک می گیرد که در استفاده از برنامه بسیار موثر و مفید است.

 

یکی دیگر از ویژگی های این فایل ها در این است که اگر در حین استفاده از برنامه،مشکلی بوجود که باعث بسته شدن برنامه و یا هنگ کردن آن شود، اطلاعات وارد شده در برنامه،در حافظه موقت ذخیره شده و پس از رفع مشکل و برگشتن به حالت عادی می توان از آن داده ها به راحتی در داخل برنامه استفاده نمود.

 

همانگونه که اگر در حال تایپ متنی در WORD باشید و بصورت اتفاقی سیستم ریستارت و یا خاموش شود،متوجه می شوید که پس از باز کردن فایل WORD پیامی مبنی بر این که" قسمتی از فایل را ذخیره نکرده اید" مشاهده می کنید که این پیام به لطف وجود فایل موقت به شما نمایش داده شده است که داده های ذخیره نشده در فایل اصلی،در آنجا ذخیره شده اند.

 

هنگامی که یک فایل ذخیره شده است ،برای ویرایش، چاپ، و یا بازبینی باز می شود،فایل موقت نیز همراه آن اجرا می شود که در قسمت نام فایل،به معرفی فایل اصلی می پردازد که دارای پسوند فایل اصلی نیز است که در آن ابتدا از "تیلدا (~)" استفاده شده است که به دنبال آن علامت  "دلار ($)" مشاهده می شود.علت این حروف این است که فایل موقت،نام کاربری که فایل در آن باز  شده است را نیز همراه خود نگه می دارد تا در نوبت بعد که فایل باز می شود،داده های ذخیره شده در فایل موقت،فقط در بخش کاربر قبلی(اولین کاربری که فایل را باز کرده بود) اجرا شود و اطلاعات را نشان دهد.اما اگر با نام کاربری دیگری وارد ویندوز شویم و بخواهیم داده های فایل موقت را ذخیره نماییم،این امکان وجود ندارد.

 

این امکان بیشتر برای حفظ حریم کاربرا در ویندوز و امنیت ایجاد شده است.